La ejecución de informes de gastos es uno de los componentes vitales de la gestión de su negocio con QuickBooks. Le brinda una descripción general de en qué está gastando su dinero y si está administrando sus finanzas de manera adecuada. Pero, ¿cómo se ejecutan exactamente los informes de gastos en QuickBooks?
En este artículo, le mostraremos diferentes formas de ejecutar un informe de gastos en QuickBooks. También analizaremos otras características relacionadas con los gastos que le ayudarán a controlar sus gastos.
¿Cómo se ejecuta un informe de gastos en QuickBooks?
En QuickBooks, no es necesario que ejecute informes de gastos manualmente. El programa lo hace automáticamente en la sección de Informes. Este proceso se realiza al obtener información de los gastos que ingresó usando QuickBooks. Para garantizar informes de gastos precisos que le brinden una imagen clara de los gastos de su empresa, debe ingresar sus gastos directamente en el programa.
Hay muchos tipos de informes en QuickBooks. El más general es el informe de pérdidas y ganancias que muestra todos sus ingresos y desembolsos. Si desea ejecutar un informe de gastos concreto, puede hacerlo ejecutando el "Informe de gastos de gastos por proveedor". A continuación, le indicamos cómo hacer esto:
- Vaya a la pestaña "Informes".
- En la sección "Empresa y finanzas", elija el informe deseado.
- Elija "Gastos por detalle del proveedor".
- Haga clic con el botón derecho en el informe para acceder a él.
Ahora tiene una descripción general de ciertos gastos de su empresa. Si desea imprimir el informe, haga clic en la opción "Imprimir" y personalice sus propiedades de impresión. Una vez que haya terminado, presione "Imprimir" nuevamente.
También puede guardar su informe como archivo PDF. Simplemente ingrese a la sección "Archivo" y haga clic en "Guardar como PDF".
¿Cómo se ejecutan los informes de gastos de proveedores en QuickBooks Desktop?
Si está utilizando QuickBooks en su PC, ejecutar informes de gastos según los proveedores es ligeramente diferente. El proceso es el siguiente:
- Inicie sesión en su escritorio de QuickBooks.
- Presione la pestaña "Informes" en la parte superior de su pantalla.
- Seleccione "Proveedores y cuentas a pagar", y luego seleccione "Detalle de facturas impagas".
Esto le dará acceso a todas las facturas impagas pertenecientes a su negocio. Sin embargo, esto no le permitirá ver mucha información detallada sobre cada proveedor con el que colabora su empresa. Para ver más de cerca los gastos individuales de los proveedores, siga estos pasos:
- Elija la pestaña "Personalizar informe" en la pantalla de facturas impagas.
- Seleccione la opción "Filtros".
- Configure los parámetros para indicar las facturas de "Estado de pago".
Esto clasificará sus gastos y le dará una descripción general de cada factura que ha pagado su empresa. Si hay demasiadas facturas en la pantalla, puede categorizar más los gastos seleccionando un rango de fechas.
Cómo mostrar los gastos de forma anual
Revisar sus operaciones comerciales anualmente ayuda a garantizar que su negocio siga siendo solvente. En consecuencia, revisar los gastos en los que incurre su empresa cada año es una parte integral de la administración de sus finanzas con QuickBooks. Así es como puede realizar un seguimiento de sus gastos anualmente:
- Haga clic en el menú "Informes".
- Vaya a "Buscar informe por nombre" y seleccione "Detalle de transacción por cuenta".
- Mientras mira su informe, presione la pestaña "Personalizar".
- Presione el botón "Filtro" para acceder a más opciones.
- En el menú "Tipo de transacción", presione "Gastos".
- Mientras recorre el menú "Cuenta", seleccione las cuentas que desea ver en su informe.
- Seleccione la opción "Ejecutar informe".
- Seleccione "Período de informe" y elija "Este año fiscal" o "Este año calendario".
- Presione la opción "Ejecutar informe".
Una vez que haya terminado, puede presionar "Guardar personalización" para guardar las preferencias de su informe. Como resultado, no tendrá que realizar las mismas modificaciones cada vez que reciba su informe.
Para volver a su informe personalizado, siga los siguientes pasos:
- Accede a la sección "Informes".
- Presione "Informes personalizados".
- Elija el informe personalizado.
Cómo mostrar los gastos
Si desea que sus informes de gastos muestren la cantidad de dinero que paga a los proveedores por mes, puede hacerlo de esta manera:
- Ingrese al menú "Informes".
- Busque y seleccione "Resumen de gastos por proveedor".
- Pulsa la opción "Personalizar".
- Indique el rango de fechas para el período de su informe, según las fechas de sus facturas.
- Presione el menú "Columnas" en la pestaña "Columnas / Filas".
- Seleccione "Meses".
- Presione la opción "Ejecutar informe".
Esto es lo que debe hacer para guardar sus informes mensuales:
- Mientras se ejecuta su informe, presione la pestaña "Guardar personalización".
- Escriba el nombre de su informe.
- Elija si desea compartir su informe con usuarios seleccionados o con todos los usuarios. Si no selecciona ninguna de las opciones, solo el creador del informe tendrá acceso a él.
- Presione el botón "Aceptar".
Una vez que haya guardado su informe, encontrarlo es bastante sencillo. Simplemente siga estas acciones:
- Accede al menú "Informes".
- Elija "Informes personalizados".
- Busque su informe por su nombre previamente guardado.
Mantenga sus gastos a raya
Ahora que sabe cómo ejecutar sus informes de gastos en QuickBooks, tanto de forma anual como mensual, realizar un seguimiento de sus finanzas será mucho más fácil. Puede acceder a sus informes en cualquier momento para ver si ha habido algunos desembolsos innecesarios que perjudican su negocio. Si es así, use QuickBooks para determinar qué gastos no tienen cabida en su negocio.