Tener una reunión de grupo grande a menudo puede dificultar tener discusiones abiertas e intercambiar ideas. Afortunadamente, con Microsoft Teams, unirse a las salas de grupos puede hacer que la comunicación entre un grupo pequeño sea mucho más fluida. Si acaba de comenzar a usar Teams, es posible que no esté familiarizado con cómo exactamente puede unirse a una sala de este tipo. No se preocupe, lo tenemos cubierto.
Después de leer este artículo, se marchará sabiendo cómo unirse, crear, cambiar el nombre o cerrar una sala de grupos de trabajo en Microsoft Teams. También responderemos otras preguntas valiosas para que pueda aprovechar al máximo este sólido software de colaboración en equipo.
¿Cómo unirse a salas de grupo en Microsoft Teams?
Las salas de reuniones de Microsoft Teams pueden facilitar mucho la comunicación del equipo. Al unirse a una sala, podrá discutir los detalles de su estrategia de marketing con un grupo creado específicamente en torno a eso. Quizás eres un estudiante y tu profesor necesita agregarte a una sala separada para algunas tareas grupales.
Sepa que solo los organizadores de la reunión pueden crear estas salas. Esto significa que podrá unirse a una sala de grupos pequeños solo una vez que el organizador cree una. La aplicación te llevará instantáneamente a la sala o recibirás una invitación para unirte.
En el escritorio
- Si no se le agrega automáticamente a la sala, espere a que aparezca la invitación.
- Cuando aparezca la ventana emergente, haga clic en "Unirse a la sala".
- Ahora puede charlar en esta sala por separado de la reunión principal.
- Para volver a la reunión central, haga clic en el botón "Volver". No verá esta opción si el organizador de la reunión no la habilitó previamente.
- Regrese a la sala para grupos pequeños haciendo clic en el botón "Unirse a la sala".
En dispositivos móviles
- Espere a que aparezca la ventana emergente.
- Una vez que lo haga, toque "Unirse" para cambiar a la sala de reuniones.
- En caso de que pierda la invitación inicial, habrá un banner en la parte superior de la ventana principal de la reunión. Haga clic en "Unirse" allí.
- Cambie entre la reunión central y la sala de grupos al tocar los botones "Regresar" y "Unirse a la sala". Sin embargo, es posible que esta función no siempre esté disponible.
¿Cómo crear una sala de reuniones en Microsoft Teams?
Crear una sala para grupos pequeños como organizador de reuniones puede ayudarlo a dividir a los participantes en grupos más pequeños. Esta función es conveniente para reuniones de clase o cualquier otra reunión que implique trabajo en grupo.
Si nunca ha administrado salas para grupos pequeños, primero debe habilitar esta opción:
- Inicie sesión en la aplicación de escritorio de Teams.
- Abra la página "Configuración" haciendo clic en su foto de perfil.
- Dirígete a la sección "General" y busca la pestaña "Aplicación".
- Asegúrese de que la opción "Activar nueva experiencia de reunión" esté marcada.
- Reinicie la aplicación.
Ahora estará listo para crear una sala para grupos pequeños en la reunión central. Sin embargo, hay algunos puntos que vale la pena conocer:
- Asegúrese de que todos los participantes de Teams usen la última versión de la aplicación.
- Utilice la versión de la aplicación de escritorio para crear salas de reuniones.
- Debe ser el organizador de la reunión para ver la opción de sala de grupos pequeños en el menú de control.
- Las salas de grupo solo están disponibles cuando se inicia un "Reunirse ahora" en un canal o calendario específico o en reuniones programadas de forma privada. No tendrá la opción de hacer estas salas en llamadas regulares.
- Ninguno de los participantes de la reunión tendrá la opción de crear (o ver) la opción de salas de grupos de trabajo, y no puede delegarles esta capacidad.
Estos son los pasos para crear salas de grupos de trabajo en Microsoft Teams:
- Inicie la reunión como lo hace habitualmente.
- Espere a que los participantes se unan.
- Haga clic en el botón "Salas para grupos pequeños" en el menú de control. Es el botón entre los puntos suspensivos de las opciones adicionales y los controles de reacción.
- En "Configuración de la habitación", seleccione cuántas habitaciones necesita.
- En "Participantes", elija cómo desea que la aplicación asigne nuevas personas a la sala. Puede seleccionar "Automáticamente", que asignará a todas las personas a la sala específica, o "Manualmente", donde usted mismo agregará participantes. Tenga en cuenta que no podrá cambiar esta preferencia más adelante.
- Haga clic en el botón "Crear habitaciones" para terminar.
Ahora ha creado una sala para grupos pequeños en Microsoft Teams. Verá la lista de todas las salas para grupos pequeños junto con las opciones de administración de salas en la barra lateral derecha.
¿Cómo asignar una sala para grupos pequeños en Microsoft Teams?
Si elige la opción "Manualmente" al crear una sala para grupos pequeños, tendrá que agregar a los participantes usted mismo. Siga los pasos a continuación para hacerlo:
- Después de crear una sala, haga clic en "Asignar participantes". Verá una lista de los principales participantes de la reunión en la barra lateral derecha.
- Marque la casilla junto al nombre de la persona (o personas) que desea agregar a la sala.
- Haga clic en "Asignar" y elija una sala donde desea agregar estos contactos.
- Si desea crear más salas para grupos pequeños, repita los pasos 2 y 3 hasta asignar a todos sus salas.
Nota: Los asistentes a la reunión que se unieron con un teléfono de escritorio no podrán unirse a las salas de grupo. Puede utilizar la reunión central como su sala de reuniones.
¿Cómo cambiar el nombre de una sala de reuniones en Microsoft Teams?
Cambiar el nombre de una sala para grupos pequeños es especialmente conveniente cuando se trabaja con varias salas. Puede nombrar cada grupo para que represente mejor la tarea o las personas asignadas. Esta es una tarea relativamente sencilla que solo implica unos pocos pasos:
- Coloca el cursor sobre la habitación a la que deseas cambiarle el nombre y haz clic en el botón de puntos suspensivos. Esto mostrará más opciones.
- Haz clic en la opción "Cambiar el nombre de la habitación" del menú desplegable.
- Cambie el nombre del grupo y presione "Cambiar nombre de sala" para terminar.
- Repita los pasos del 1 al 3 para todos los grupos que necesiten cambiar el nombre.
¿Cómo cerrar una sala de reuniones en Microsoft Teams?
Si cierra una sala para grupos pequeños, todos los asistentes volverán a la reunión central. Puede cerrar las salas para grupos pequeños individualmente o al mismo tiempo.
Cerrar una sala para grupos pequeños de forma individual
- Coloca el cursor sobre el estado de la sala "Abierto" en la barra lateral derecha.
- Haga clic en el botón de puntos suspensivos para ver más opciones.
- Seleccione "Cerrar habitación" en el menú desplegable.
Cerrar todas las salas para grupos pequeños al mismo tiempo
- Seleccione la opción "Cerrar habitaciones" en la barra lateral derecha.
Estas salas ahora cambiarán su estado a "Cerradas". Cuando todos los participantes hayan regresado a la reunión central, haga clic en "Reanudar" para continuar la reunión.
¿Cómo permitir que los participantes regresen a la reunión principal en equipos?
De forma predeterminada, los participantes no pueden regresar a la reunión central mientras se encuentran en la sala de reuniones. Tendrá que activar esta opción de antemano. Afortunadamente, todo el proceso es pan comido:
- Dirígete a la parte superior de la sala de grupos y haz clic en los puntos suspensivos para ver más opciones.
- Haga clic en "Configuración de la habitación".
- Active el botón de alternancia que permite a los participantes regresar a la reunión central.
Los asistentes a la reunión ahora tendrán la opción de hacer clic en el botón "Regresar" en su sala de grupos para llevarlos de regreso a la reunión central. Además, pueden volver a la sala para grupos pequeños haciendo clic en el botón "Unirse a la sala".
Preguntas frecuentes adicionales
Aquí hay algunas preguntas más para ayudarlo a aprovechar al máximo Microsoft Teams.
¿Qué pasa con el uso de equipos y canales para el evento?
Los equipos y los canales son componentes esenciales de Microsoft Teams. Los equipos forman un grupo de personas, contenido o herramientas que rodean proyectos específicos dentro de una organización. Pueden ser privados o públicos. Si el objetivo principal es que un equipo intercambie información de forma privada en un canal en particular, puede crear salas de reuniones. Esta función está disponible en "Reunirse ahora" (reuniones de canal).
Puede tener salas de grupos de canales estándar donde todos puedan unirse, o un canal privado donde debe invitar a los participantes.
Algunos de los beneficios de usar equipos y canales incluyen compartir material fácilmente, no compartir reuniones de URL y una opción de chat siempre disponible.
¿Qué pasa con los equipos móviles?
Puede usar la aplicación Microsoft Teams para asistir a reuniones en su dispositivo iOS o Android. Puede descargar la aplicación desde la App Store o Google Play. Cuando se trata de acceder a salas para grupos pequeños, puede unirse a ellas en su dispositivo móvil, pero no puede crear una. Debe utilizar la versión de escritorio para hacerlo. Aparte de eso, la aplicación Teams móvil le permite chatear, llamar, compartir y cargar archivos, cambiar de sala o dejarlos. Cuando el organizador de la reunión cierra una sala para grupos pequeños, su teléfono lo redireccionará automáticamente a la reunión central.
En general, Mobile Teams es una excelente alternativa para asistir a reuniones si su computadora está fuera de su alcance. Sin embargo, organizar uno es mucho más eficiente cuando se hace en la versión de escritorio.
Dominar las salas de reuniones de Microsoft Teams
Crear y administrar salas de grupos de trabajo en Microsoft Teams no es ciencia espacial. Dominar el funcionamiento de estas salas ayudará a organizar mejor cualquier reunión que respalde. Precisamente por eso hemos creado esta guía. Con suerte, ahora podrá unirse, crear y administrar salas de grupos de trabajo con facilidad.
¿Para qué tareas suele crear salas de reuniones para grupos pequeños? ¿Le resulta más fácil gestionar una reunión con estas salas? Comparta sus experiencias en la sección de comentarios a continuación.