Puede hacer muchas cosas para mejorar la eficiencia de su equipo, y usar un centro de colaboración como Microsoft Teams es una de ellas. Es una excelente herramienta de comunicación que puede usar para chatear, compartir archivos y tener reuniones de audio y video con su equipo.
Si recién está comenzando con Teams, es posible que no esté seguro de cómo programar una reunión. Hay varias formas de hacer esto, y sus opciones dependerán de la versión de Microsoft Teams que esté usando. En este artículo, le daremos todos los detalles que necesita.
Programación de una reunión en Microsoft Teams
Su cuenta de Microsoft Teams está conectada a todos los productos de Microsoft 365 Group como SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Y el calendario que usa en Teams está directamente conectado al calendario de Microsoft Exchange.
Outlook también usa el calendario de Exchange. Eso significa que una vez que programe una reunión a través de Outlook, aparecerá automáticamente en Teams y al revés. Así es como puede programar una reunión en Microsoft Teams:
- En el chat de Teams, haga clic en el Programar una reunión icono (debajo del cuadro del mensaje nuevo).
- Luego, seleccione Calendario, que se encuentra en el panel lateral izquierdo, y luego haga clic en Nueva reunión.
- Aparecerá una ventana emergente. Puede seleccionar la hora y la fecha de la reunión.
- Cuando termine con la programación, haga clic en Ahorrar. Después de eso, la ventana emergente se cerrará y podrá enviar las invitaciones a la reunión mediante Outlook.
Asistente de programación
En la ventana emergente, también puede utilizar la función de Asistente de programación. Esta función le ayudará a encontrar el momento adecuado para todos los miembros de su equipo, incluido usted.
Cuando seleccione esta opción, podrá ver cuándo los participantes de la reunión están libres y cuándo están ocupados. El azul oscuro representa las franjas horarias en las que no están disponibles. Las franjas horarias de color azul claro son los horarios disponibles y las franjas horarias grises son las horas no laborables del participante.
Invitar a personas ajenas a su equipo
Una de las mejores cosas de Microsoft Teams es que puede invitar a personas ajenas a su organización a unirse a la reunión.
Ni siquiera necesitan tener una licencia de Microsoft Teams. Todo lo que necesita es su nombre y dirección de correo electrónico, y puede enviar la invitación. Esto es lo que debe hacer:
- Abre el Agregar asistentes requeridos en el formulario emergente Nueva reunión.
- Haga clic en Opcional.
- Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona.
- Haga clic en Invitación, pronto llegará una invitación por correo electrónico a su bandeja de entrada.
También puede programar una reunión que tendrá lugar dentro de un canal de Teams específico. Sobre el Nueva reunión formulario, seleccione Agregar canal. Una vez que lo haya configurado y enviado las invitaciones, no podrá cambiar el canal.
Si necesita hacer un cambio, tendrá que crear nuevas invitaciones. Además, si se va a llevar a cabo una reunión en un canal, todos los que formen parte de ese equipo podrán unirse a la reunión, incluso si no recibieron la invitación.
Edición gratuita de Microsoft Teams
En caso de que esté utilizando una edición gratuita de Teams, es posible que se pregunte dónde está la opción de programación en su aplicación. Bueno, desafortunadamente, en la versión gratuita de Microsoft Teams, no puede programar una reunión.
Pero eso no significa que no pueda tener una reunión en absoluto. La aplicación tiene la Reunión ahora opción para cuando tengas que reunir al equipo rápidamente.
Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el icono de la cámara junto a Reunión ahora y luego seleccione todos los nombres de las personas que asistirán a la reunión. Esta característica también está disponible para cuentas de Teams basadas en suscripción.
Más acerca de las reuniones del equipo de Microsoft
Puede tener hasta 250 personas en una sola reunión de Teams. Sin embargo, no puede ver a todos los participantes al mismo tiempo. Antes de las actualizaciones recientes, solo podía ver hasta cuatro asistentes activos en una llamada. Ahora puede tener nueve participantes en la pantalla a la vez. Pero la nueva actualización trajo algunas otras innovaciones interesantes.
Los participantes de las reuniones de Microsoft Teams ahora tienen una mejor calidad de audio y fondos personalizados para las reuniones. También puede fijar un video si es necesario centrar más la atención en un asistente de reunión en particular. Otras características relacionadas con la reunión incluyen un vestíbulo virtual, pantalla compartida y solución de problemas interactiva.
Acerque a su (s) equipo (s)
Hay muchas formas de hacer que su lugar de trabajo sea más eficiente con Microsoft Teams. Es principalmente una aplicación para compartir archivos y basada en chat. Pero también es una herramienta fantástica cuando necesitas tener una videoconferencia con tu equipo.
Programar una reunión con un asistente de programación hace que la logística de encontrar el momento adecuado sea mucho más cómoda. Y si alguien no es parte de su organización o equipo, aún puede unirse. Envíeles una invitación por correo electrónico.
¿Ha asistido alguna vez a una reunión de Microsoft Teams? ¿O programado uno? Háganos saber en la sección de comentarios.