La administración de documentos es una de las cosas más importantes de SharePoint. En los negocios, los documentos a menudo están evolucionando. Pueden comenzar en OneDrive para empresas y terminar en el sitio de equipo de la organización. Los documentos a menudo cambian de ubicación, por lo que conocer los entresijos de la transferencia de documentos en SharePoint es fundamental.
Varias formas de hacerlo
Todos los que han trabajado en SharePoint saben que hay muchas formas de realizar una tarea en particular. Mover documentos no es una excepción. El hecho de que termine utilizando el Explorador de archivos o la Herramienta de migración depende de una serie de factores, como la cantidad de documentos movidos, la importancia de la retención del historial de versiones, los metadatos y más.
1. Explorador de archivos
Para mover un documento con el Explorador de archivos, abra las bibliotecas de documentos de origen y de destino (no importa si es el mismo sitio). Seleccione Explorador de archivos en el menú desplegable. Esto abre una vista de explorador para cada una de las bibliotecas. Utilice arrastrar y soltar para mover elementos entre las dos vistas del explorador.
Puede mover carpetas y archivos y conservar los tipos de contenido si tanto la ubicación de origen como la de destino tienen tipos de contenido definidos. Este método también conserva metadatos personalizados si tanto la ubicación de origen como la de destino se definen utilizando los mismos metadatos.
Sin embargo, el proceso es manual y es más una copia que un movimiento, lo que significa que debe eliminar los elementos de origen después de mover. No conserva el historial de versiones ni las propiedades creadas, creadas por, modificadas y modificadas por.
2. Mover a / Copiar a
Aunque útil y simple, el Mover a y Copiar a Los comandos están disponibles solo en SharePoint Online. Esta opción le permite mover documentos de OneDrive for Business o SharePoint a un destino en SharePoint o OneDrive. Seleccione el archivo y haga clic en cualquiera de los dos comandos. El Mover a La opción moverá su documento con metadatos y protección del historial de versiones a una carpeta diferente dentro de la misma biblioteca, a otra biblioteca oa un sitio diferente.
Este método es perfecto para los usuarios finales, ya que es simple y directo. Le permite copiar y mover archivos y carpetas. Lo mejor es que conserva los tipos de contenido, el historial de versiones de metadatos personalizados, y las propiedades creadas, creadas por, modificadas y modificadas por. El Dupdo to command, sin embargo, solo conserva la versión más reciente; el principal inconveniente es, obviamente, el hecho de que este método es exclusivo de SharePoint Online.
3. Gestionar contenido y estructura
Si habilita la función de infraestructura de publicación de SharePoint Server, podrá ver un vínculo Administrar contenido y estructura cuando navegue a Administración del sitio. Con esta función, puede mover / copiar documentos. Este es uno de los mejores trucos que le ayudará a mover varios documentos simultáneamente mientras conserva el historial de versiones, creado, creado por, modificado y modificado por propiedades. El tipo de contenido y los metadatos también se conservan mediante este método.
Sin embargo, tendrás que activar la función de publicación. Incluso entonces, no podrá mover varias carpetas. Quizás el mayor inconveniente de este método es que debe ser propietario de un sitio para usarlo. Ah, y solo funciona en un único sitio.
4. Organizador de contenido
Simplemente active la función Organizador de contenido y luego seleccione las reglas de enrutamiento que desea usar y coloque el documento que desea mover a la biblioteca de entrega. Este método también le permite mover documentos a cualquier otro sitio. Lleva un tiempo configurarlo, pero solo tiene que hacerlo una vez. También conserva los tipos de contenido y los metadatos personalizados.
Si bien no retiene el historial de versiones y requiere un administrador, tiene una función útil que le permite enrutar su documento a una carpeta.
5. Herramienta de migración de SharePoint
Microsoft sabe que mover documentos en SharePoint puede ser un poco complicado. Es por eso que la empresa creó la herramienta de migración de SharePoint gratuita. Esta herramienta maneja todo, desde migraciones de pequeña a gran escala que pueden incluir archivos, carpetas e incluso listas de su sitio de SharePoint. Los elementos se mueven a OneDrive o SharePoint.
El beneficio más evidente de este método es la capacidad de la herramienta para manejar grandes migraciones. También es muy personalizable y conserva el historial de versiones. Sin embargo, no es compatible con las versiones de SharePoint anteriores a 2013. Por el contrario, algunos productos de migración de terceros son significativamente más personalizables.
6. Productos de terceros
La mayoría de los productos de migración de documentos de terceros de calidad no son gratuitos, pero tienden a tener un rendimiento fantástico, especialmente para migraciones a gran escala. Suelen ser escalables y altamente personalizables. La mayoría de estos productos son capaces de retener todo, incluidos los tipos de contenido, los metadatos, todas las propiedades y el historial de versiones.
Por otro lado, este método cuesta dinero. Cuando considere el hecho de que está pagando por una herramienta que lo ayudará a mover documentos, comenzará a preguntarse por qué SharePoint no viene con una opción fácil de usar. Otro inconveniente aquí es que los productos de terceros requieren un administrador para configurarlos y ejecutarlos.
7. Solución personalizada
Finalmente, puede codificar su propia solución personalizada a través de una variedad de técnicas como la API REST. El usuario final no tiene que enrutar nada, puede personalizar todo lo que quiera y puede asegurarse de que todo se mantenga dentro de los documentos. Por otro lado, debe poder codificar y dedicar algo de tiempo a escribir y mantener el código, lo que puede ser especialmente complicado en el momento de las actualizaciones del producto.
Elija su método
Hay incluso más métodos para mover documentos en SharePoint, pero estos deberían cubrir la mayoría de sus necesidades. Primero, considere lo que necesita y pronto sabrá exactamente qué método utilizar para cada uno.
¿Cuál de estos métodos prefieres? ¿Has usado más de uno? Discutir.