Si las transacciones en su cuenta de QuickBooks se han acumulado, es posible que haya intentado eliminarlas. Solo para descubrir que no es tan fácil como pensaba inicialmente.
Para complicar más las cosas, la eliminación de transacciones de forma masiva no está disponible en QuickBooks Online. Pero no hay razón para preocuparse. Este artículo tiene como objetivo ayudarlo a deshacerse de los datos excedentes con relativa facilidad.
Además, obtendrá algunos consejos adicionales sobre cómo administrar transacciones con QuickBooks.
Antes de que empieces
Para eliminar algunas transacciones de una sola vez, debe usar la herramienta Eliminar por lotes / Anular transacciones.
Esta herramienta / opción viene con QuickBooks Desktop Accountant 2017. Y lo mismo se aplica a Enterprise y Enterprise Accountant 17.0 o posterior.
Es necesario iniciar sesión como contador o administrador externo. Y no se admiten varias divisas al eliminar varias transacciones.
Además, hay algunas transacciones que no se pueden eliminar de forma masiva.
- Cheques de pago
- Facturas con reembolso (artículos, kilometraje o tiempos)
- Transacciones en un período cerrado
- Verificaciones de responsabilidad de nómina
- Pagos de facturas en línea
- Facturas con costo y tiempo facturables
- Pagos de impuestos sobre las ventas
Transacciones de eliminación masiva: guía paso a paso
Paso 1
Inicie QuickBooks, navegue hasta Archivo y haga clic en "Cambiar a modo de usuario único". A veces también hay una opción "Cambiar al modo multiusuario", no haga clic en ella. De lo contrario, no podrá continuar con más acciones.
Paso 2
Luego, navegue hasta Contador y haga clic en "Eliminar por lotes / Anular transacciones". Elija las transacciones de las que le gustaría deshacerse. Puede hacerlo desde la lista de Transacciones disponibles.
Paso 3
Haga clic en "Revisar y anular" para continuar con otras acciones. Esta opción también está disponible como "Revisar y eliminar". De cualquier manera, hace lo mismo.
Etapa 4
Ahora, haga clic en uno de los dos botones: "Hacer copia de seguridad y anular" o "Hacer copia de seguridad y eliminar". Esta acción es opcional y puede elegir "Solo anular" o "Solo eliminar" en el menú desplegable.
Para revelar el menú, haga clic en la flecha hacia abajo junto a los botones mencionados anteriormente. Eso fuera del camino, solo necesita confirmar haciendo clic en Sí.
Consejo profesional:
Si necesita mantener un registro de las transacciones eliminadas o anuladas, QuickBooks le ofrece la opción de imprimirlas.
Elija "Ver informe de transacciones eliminadas / anuladas" y presione Ctrl / Cmd + P para imprimirlo. También puede tomar la ruta larga y seleccionar Imprimir en el menú Archivo.
Método alternativo
Este método se aplica a la eliminación masiva de transacciones de feeds bancarios. Esto es lo que debe hacer:
Paso 1
Seleccione el menú Banca y elija su cuenta. Luego, navegue hasta la opción "Para revisión" y seleccione las transacciones que desea eliminar.
Paso 2
Pulse el botón "Acciones por lotes" y seleccione "Excluir seleccionados". Ahora, puede ir a la sección Excluidos y seleccionar las transacciones dadas una vez más.
Elija el botón "Acciones por lotes" nuevamente y seleccione "Eliminar" en el menú.
Nota:
Aquellos que quieran eliminar el gráfico con las transacciones de las cuentas aún deben eliminarlas una por una. Pero ha habido algunos rumores de que QuickBooks incluirá una opción de eliminación masiva para esto en el futuro.
Eliminación de transacciones una por una
Este método es algo más sencillo. Por otra parte, se aplica a QuickBooks Desktop y debe iniciar sesión con privilegios de administrador.
Paso 1
Abra QuickBooks, navegue hasta el menú principal y seleccione Listas. Luego, haga clic en "Plan de cuentas"; aparece en el menú desplegable.
Paso 2
Vaya a la cuenta que contiene las transacciones que desea eliminar y presione Abrir. Explore todas las transacciones y busque la que desea eliminar. Tenga en cuenta que las transacciones aparecen en el orden que elija y puede cambiar eso.
Paso 3
Una vez en la transacción que desea deshacerse, seleccione Editar en el menú principal y haga clic en Eliminar. Aparece una ventana emergente de confirmación y presiona Aceptar para confirmar.
Opciones de filtrado avanzadas
Si ejecuta todas sus transacciones a través de QuickBooks, las opciones de filtrado pueden acelerar significativamente la eliminación de los excedentes.
Primero, QuickBooks le permite aplicar filtros según el tipo de transacción. Y lo mejor es que luego puede anularlos o eliminarlos según el filtro. Vaya a la opción Tipo de transacción, haga clic en el menú desplegable al lado y luego haga clic en el tipo de transacción específico.
Estos incluyen los siguientes:
- Créditos en la factura
- Cheques de pago de facturas
- Reembolsar cheques
- Reembolsos de facturas
- Cargos financieros
Aparte de esto, puede filtrar transacciones por fecha. Dentro de Transacción disponible, vaya a "Mostrar transacciones por" y haga clic en el menú desplegable junto a él.
Allí puede seleccionar “Fecha de última modificación”, “Ingresar fecha” y “Fecha de transacción”. Además, QuickBooks le ofrece la opción de ocultar o mostrar transacciones anuladas o vinculadas.
Para ocultar o mostrar cualquiera de ellos, simplemente haga clic en el cuadro frente a la opción correspondiente. Estos se encuentran junto al menú desplegable Tipo de transacción.
Haga que sus libros estén impecablemente limpios
En la actualidad, la eliminación masiva de transacciones de QuickBooks probablemente sea más trabajo del que esperaba. Principalmente por motivos de seguridad o determinadas normativas que dan forma al servicio.
¿Cuál es tu opinión sobre esto? ¿Por qué crees que QuickBooks hizo que eliminar varias transacciones fuera complicado? Comparta sus pensamientos con el resto de la comunidad de TJ en la sección de comentarios a continuación.