Imagen 1 de 6
Millones de personas usan Microsoft Outlook para administrar su correo electrónico y calendario, tanto en el trabajo como en casa. Eso es un testimonio de su utilidad, pero la verdad es que pocas personas saben realmente cómo aprovechar al máximo sus funciones.
Aprender algunos trucos simples puede ahorrarle tiempo, ayudarlo a trabajar de manera más eficiente e incluso sincronizar su vida doméstica y laboral. Estos consejos están orientados a Outlook 2013, 2016, 2019 y Microsoft 365, pero muchos también se aplican a versiones anteriores de Outlook.
Consejo n. ° 1: elimine la escritura repetitiva con partes rápidas
Si necesita escribir un bloque de texto estándar con regularidad, puede guardarlo como "Parte rápida" para una fácil inserción en sus correos electrónicos.
- Resalta el texto en la ventana del redactor.
- Haga clic en el "Insertar" pestaña para desplegar el menú de la cinta.
- Seleccione "Partes rapidas" y elige “Guarde la selección en la galería Quick Parts ".
- Hacer clic "OK" en el marco emergente para guardar la nueva frase de parte rápida.
En el futuro, cuando empiece a escribir el mismo bloque de texto, lo verá como una sugerencia. Pegar "regreso" para insertar el texto completo. También puede seleccionar su frase con el mouse usando el "Partes rapidas" desplegable. Haga clic con el botón derecho en él para ver las opciones de ubicación, o edite y administre Quick Parts y otros "bloques de construcción".
Consejo n. ° 2: escriba un mensaje para entregarlo en el futuro
Si tiene noticias o mensajes que no desea compartir de inmediato, Outlook le permite aplazar la entrega hasta una hora determinada.
- Escriba su correo electrónico y agregue su destinatario. Tenga todo listo para enviar como lo haría normalmente.
- Haga clic en "la pestaña" Opciones ". Aparecerá un menú desplegable debajo de él.
- Haga clic en "Entrega atrasada" o seleccione el icono de flecha pequeña en el "Enviar" cuadro, según su versión de Outlook y su sistema operativo.
- En el marco emergente, elija la fecha y la hora en que desea que el destinatario reciba el correo electrónico y luego haga clic en "Cerca" o "Enviar" dependiendo de su versión de Outlook y su sistema operativo.
- Hacer clic "Enviar" cuando esté terminado.
- Si está utilizando un servidor Exchange, ahora puede cerrar Outlook. Si está utilizando POP o IMAP, tendrá que dejar la aplicación abierta hasta que haya transcurrido el tiempo de envío especificado.
También puede actualizar la fecha y la hora o eliminar el mensaje por completo antes de que se envíe. Visita el "Borradores" carpeta y haga clic en "Cancelar envío". Luego, puede volver a crear el mensaje y enviarlo en una nueva fecha u hora.
Consejo n. ° 3: cree una carpeta para búsquedas habituales
Siempre puede buscar en la carpeta actual escribiendo palabras o frases en el campo de búsqueda, que se encuentra encima de la lista de mensajes. Sin embargo, para los términos que se buscan con frecuencia, puede simplificar el trabajo con un "Búsqueda" carpeta.
Ve a la "Carpeta" pestaña y haga clic derecho en "Carpeta de búsqueda" para crear uno. Elija entre una variedad de plantillas (correo electrónico de personas específicas, correo marcado como importante, etc.) o configure sus propios criterios utilizando el "Crear una carpeta de búsqueda personalizada" opción.
Su nueva carpeta de búsqueda aparece en el panel de carpetas en el lado izquierdo de la ventana de Outlook; haga clic en él para ver los mensajes que cumplen con las condiciones seleccionadas. Haga clic derecho y seleccione "Renombrar carpeta" para darle un nombre conveniente.
Consejo n. ° 4: Automatice las tareas recurrentes con pasos rápidos
Si se encuentra realizando regularmente una tarea en particular, como reenviar un correo electrónico entrante a un colega o invitar a un grupo de destinatarios a una reunión, entonces Pasos rápidos puede ahorrarle tiempo. Encontrará un conjunto de predefinidos Pasos rápidos en medio de la Casa pestaña, pero el poder real de la función reside en definir la suya propia.
Haga clic en la flecha desplegable y seleccione "Nuevo paso rápido" para crear una secuencia personalizada de acciones que puede categorizar, mover, marcar y eliminar mensajes con un solo toque de su mouse.
Al hacer clic en la flecha extraíble, que se encuentra en la sección inferior derecha dentro de la "Pasos rápidos" grupo de cinta, abre un cuadro de diálogo desde el que puede duplicar y editar accesos directos para que pueda crear una variedad de variaciones en un tema.
Consejo n. ° 5: Ordene su correo con reglas y formato condicional
El 'Reglas' desplegable en el 'Muevete' sección de la 'Casa' La pestaña ofrece opciones para crear y administrar reglas para procesar automáticamente los mensajes a medida que llegan. Si selecciona un mensaje antes de hacer clic, le ofrecerá la posibilidad de crear una regla que afecte a mensajes similares. Seleccione "Crear regla" y se le dará la opción de establecer todo tipo de criterios para verificar, incluido el remitente, el destinatario, el tamaño, la fecha, etc. También podrá elegir qué debe suceder con los correos electrónicos que coincidan con los criterios establecidos.
Una característica similar es Formato condicional, que encontrará haciendo clic en "Ver configuraciones" seguido por el "Vista" pestaña. Esto no mueve ni procesa los mensajes, pero muestra los correos electrónicos que coinciden con ciertos criterios en una fuente y color específicos, para que pueda identificarlos instantáneamente en su bandeja de entrada.
Consejo n. ° 6: borre automáticamente los mensajes innecesarios
Si desea ahorrar espacio o ordenar un rastro de correo electrónico difícil de manejar, el Limpiar La herramienta en Outlook 2013 y versiones posteriores puede ayudar. Analiza una conversación de correo electrónico completa y elimina cualquier mensaje que se haya citado en su totalidad dentro de un mensaje posterior; de esa manera, aún puede ver lo que se dijo al verificar los mensajes posteriores.
Usar Limpiar, haga clic en su menú desplegable en el "Casa" pestaña y elija si desea ordenar una sola conversación o una carpeta completa. Para implementar un mayor control sobre su configuración, haga clic en el "Ajustes" dentro de la alerta emergente para elegir qué tipo de mensajes deben seleccionarse y cuáles deben dejarse.
Consejo # 7: Delegue el acceso a su correo y calendario
Si una situación o evento en particular requiere que proporciones acceso a la cuenta de Outllok a otra persona, puedes dejar que otra persona administre temporalmente tu bandeja de entrada y tus citas. Para configurar esto, abra el "Archivo" pestaña, luego haga clic en el "Configuraciones de la cuenta" desplegable y seleccione "Acceso delegado". Hacer clic "Agregar" e ingrese el nombre de la persona (o personas) a quienes desea otorgar acceso.
Verá un conjunto de menús desplegables para los permisos. La configuración predeterminada permite que su delegado acceda y actualice su calendario y lista de tareas, mientras que el correo electrónico y los contactos permanecen privados. Puede ajustar los permisos a sus necesidades.
Nota: Un delegado debe usar la misma versión de Outlook que usted, y los elementos a los que desea que accedan deben estar almacenados en un servidor Exchange. El delegado no tendrá acceso a su buzón de correo que se encuentra en su disco duro.
Consejo n. ° 8: administrar recibos de lectura
Afortunadamente, Outlook se comporta lo suficientemente bien como para pedir permiso antes de enviar un recibo de lectura; puede personalizar aún más su comportamiento haciendo clic en el "Archivo" pestaña, apertura "Opciones", seleccionando el "Correo" ver y desplazarse hacia abajo hasta la 'Seguimiento' sección. Para configurar la frecuencia de las solicitudes de recibo enviadas, elija "siempre" o "nunca," o configure sus propios ajustes de solicitud de recibo.
Una opción útil es la posibilidad de solicitar un recibo de entrega, que confirma que su correo electrónico ha llegado al servidor de correo del destinatario, sin insistir en recibir una notificación cuando esté realmente abierto.
Consejo n. ° 9: zonas horarias
Si viaja por trabajo, sabrá la frustración de que las reuniones y citas en Outlook se presenten a la hora local incorrecta. Afortunadamente, puede controlar las zonas horarias desde su configuración. Bajo "Archivo," buscar "Opciones" y seleccione "Calendario" para abrir tu "Zona horaria" ajustes. Una vez que haya cambiado su zona horaria local, las marcas de tiempo del correo electrónico y las entradas del calendario se mostrarán con el desplazamiento apropiado.
También puede configurar una segunda zona horaria para que se muestre de modo que, por ejemplo, pueda realizar un seguimiento de la hora que es en casa, o ver qué hora es para sus colegas en el extranjero para asegurarse de captarlos durante el horario de oficina y no t comuníquese con ellos en un momento inoportuno del día. Hacer clic "Intercambiar zonas horarias" para cambiar fácilmente de una ubicación a otra.
Consejo n. ° 10: utilice la función de notas adhesivas
Outlook incluye una función de notas adhesivas incorporada para ayudarlo a recordar o tomar nota de información importante. imprenta "Ctrl + Mayús + N" desde cualquier lugar de la interfaz de Outlook para crear una nueva nota, que se puede arrastrar y colocar en cualquier lugar de la pantalla. De forma predeterminada, las notas aparecen en amarillo pálido, pero puede asignarlas a categorías, lo que hace que cambien al color asociado.
Para administrar sus notas, haga clic en el "Nota" icono en la parte inferior de la 'Vista' panel. Desde allí, puede copiar, organizar e imprimir notas. También puede buscar, a través del campo en la parte superior derecha de la ventana, notas que contengan texto específico.
Consejo n. ° 11: correo electrónico cifrado
Si desea demostrar que sus mensajes son realmente suyos, Outlook puede firmar criptográficamente sus correos electrónicos. Incluso puedes ir un paso más allá y encriptar el texto y los archivos adjuntos para que solo los destinatarios con los que hayas compartido la clave puedan leerlos. Para configurar esto, abra la "Configuración del Centro de confianza" haciendo clic en “Archivo | Opciones | Centro de confianza" y seleccionando "Seguridad del correo electrónico".
Encriptar correos electrónicos y agregar una firma digital es tan fácil como marcar las casillas correspondientes, pero deberá crear e importar una identificación digital si aún no tiene uno. Hacer clic "Obtenga una identificación digital ..." para ver enlaces a una variedad de proveedores, incluido Comodo, que ofrece certificados de correo electrónico gratuitos.