Si usa Google Sheets para negocios o para una organización, bloquear o proteger los activos es clave. La modificación o eliminación accidental, los cambios maliciosos o las travesuras o errores generales pueden hacer que pierda su trabajo y, si bien Google mantiene una copia de seguridad del mismo, todavía es una pérdida de tiempo. Si desea restringir la edición para celdas específicas o proteger otros aspectos de Google Sheets, este tutorial es para usted.
Google Sheets es el equivalente de Excel y proporciona algunas herramientas de hoja de cálculo básicas pero potentes en la nube. Utilizo mucho Google Sheets y Docs. Aunque no son nada para mirar, contienen todas las herramientas esenciales necesarias para la productividad. Es posible que no sean tan profundos como Office o no sean capaces de realizar tantas funciones, pero a menos que sea un contador o un gerente de proyectos, no usará la mitad de las herramientas que vienen con Office de todos modos.
Hay algunas formas de proteger su trabajo en Hojas de cálculo de Google. Les mostraré algunos de ellos.
Bloquear celdas en Hojas de cálculo de Google
Para restringir la edición de celdas específicas en Hojas de cálculo de Google, las bloquea. De esa manera, solo usted o alguien que agregue a la lista aprobada puede modificar esas celdas. Todas las personas con permiso para verlos y verlos pero no modificarlos. Es una forma práctica de controlar quién hace qué con sus documentos.
Hay dos formas principales de hacer esto. Puede seleccionar celdas y bloquearlas o seleccionar toda la hoja y agregar excepciones. Te mostraré el primer método aquí y el método de excepción en un minuto.
- Abra su hoja y seleccione el rango de celdas que desea bloquear.
- Seleccione Datos y hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Asigne un nombre significativo a la cerradura y seleccione Establecer permisos.
- Seleccione Restringir quién puede editar este rango y configúrelo como Solo usted o agregue otros desde la opción Personalizado.
- Seleccione Listo una vez que haya terminado.
Puede agregar a otras personas con su dirección de Gmail o seleccionar de una lista dependiendo de cómo haya configurado Google Sheets. Una vez hecho esto, las celdas que especificó se bloquearán para cualquier persona que no le dé permiso. El candado es invisible hasta que alguien intenta modificarlo y no está en la lista.
Si no desea bloquear completamente las celdas, puede mostrar un mensaje de advertencia en su lugar. Esto le permite alertar al editor de que las celdas que están a punto de editar son importantes y que tenga mucho cuidado.
- Abra su hoja y seleccione el rango de celdas que desea bloquear.
- Seleccione Datos y hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Asigne un nombre a la cerradura y seleccione Establecer permisos.
- Seleccione Mostrar una advertencia al editar este rango.
- Seleccione Listo.
Con esta configuración, cualquiera que esté a punto de editar la celda protegida verá una advertencia emergente que le indicará "¡Atención! Está intentando editar parte de esta hoja que no debe cambiarse accidentalmente. ¿Editar de todos modos? ”También hay un botón Aceptar específico para asegurarse de que el editor realmente quiera cambiar la celda. Esto es útil para recordarles a aquellos en quienes confía para editar su Hoja que esas celdas en particular requieren un cuidado adicional.
Bloquear toda la hoja de Google
Si bloquear celdas no es suficiente, puede bloquear toda la Hoja de Google para que sea de solo lectura para todos, excepto para los usuarios aprobados. Sigue un proceso similar al anterior, pero hace que toda la hoja sea intocable en lugar de celdas específicas. Si está presentando o compartiendo su Hoja y no quiere que se altere, así es como la protege.
- Abra la hoja que desea bloquear.
- Seleccione Datos y hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Seleccione la opción Hoja en lugar de Rango.
- Seleccione la hoja específica si hay más de una.
- Seleccione Establecer permisos y agregue usuarios que puedan editar.
- Seleccione Listo.
Puede utilizar la misma disposición que el bloqueo de celda con respecto al bloqueo o advertencia. Utiliza la misma configuración que la anterior, así que no te aburriré repitiéndola.
Agregar excepciones de celda a una hoja bloqueada
Mencioné anteriormente que hay una segunda forma de bloquear celdas y es bloquear toda la Hoja pero agregar celdas como excepción. Si tiene una hoja grande y solo una o unas pocas celdas para bloquear, esta puede ser la forma más sencilla de hacerlo. Así es cómo:
- Siga el proceso anterior para bloquear toda la hoja de Google, pero deténgase antes del paso 6.
- Seleccione Excepto ciertas celdas debajo del selector de hojas.
- Agregue las celdas que desea que sigan siendo editables dentro del cuadro debajo. Continúe hasta que se incluyan todas las celdas.
- Seleccione Establecer permisos y continúe desde allí.
Puede agregar rangos individuales seleccionando un grupo y luego seleccionando el enlace Agregar otro rango debajo. Puede repetir todo lo que sea práctico para asegurar completamente su hoja.
